項目檔案精細化管理方案1

 一、工程檔案管理的重要意義

  項目檔案過程管理是為最終提交竣(交) 工資料,保證項目竣(交)工驗收順利通過而做準備的。工程檔案是工程建設的真實記錄,是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及設備養護、維修的依據,是改建、擴建和實施質量保修的重要憑證。

  同時,竣工資料凝聚著工程建設人員的智慧、心血和汗水,是施工技術、管理經驗和科研成果的總結,是質量終身制可追溯的文字體現,質量保證資料為質量事故的分析,查找事故發生的根源,確定造成事故的責任人提供可靠真實的依據。因此強調質量保證資料的重要性,將有利于促進工程質量的提高。

  按照交通部頒發的《公路工程竣(交)工驗收辦法》的規定,檔案的專項驗收是竣(交)工驗收的必須具備條件之一。

二、工程檔案管理過程中普遍存在的問題及現狀分析

  1、思想認識不足,責任不明確,導致檔案管理工作的失控。

  2、工程劃分、工程用表及編制辦法不統一。從而使得過程中反反復復進行資料的整改,嚴重打擊了施工單位對工程檔案整理的積極性,同時浪費了大量的人力和物力,也耽誤了竣工文件整理的時間,嚴重影響了竣工文件編制的順利進行。

  3、資料收集難,導致項目檔案不完整。由于公路項目建設周期長、參建單位多、參建各方進場時間跨度大,各參建單位檔案資料管理人員意識和素質參差不齊,導致檔案收集難。

  4、交接手續不完善或移交不及時。有的項目竣工二、三年也沒有把竣工文件移交上來,以致于檔案的缺斷。

  5、檔案部門、工程技術部門的監督、檢查、指導不夠。

  6、竣工圖編制不規范、竣工文件編制質量較差,檔案驗收難。主要表現在內在質量和規范性,導致竣(交)工時檔案不能通過專項驗收,從而導致竣工文件的大量返工,影響計劃竣(交)工時間。

  缺少采用信息化的管理手段,不能適應信息化要求,資料利用率低,保管、查詢與檢索困難等問題。

三、解決方法與措施

  1、從工程項目立項抓起是做好竣工工作的前提;

  2、建立健全資料管理制度是做好檔案工作的基礎;

  3、運用合同管理手段是做好竣工檔案工作的重要保證;

  4、竣工文件整編列入進度計劃是“同步”完成項目檔案的有效措施;

  5、嚴格把住竣工驗收關,使工程竣工檔案發揮憑證作用;

  6、實行信息化管理實現竣工資料電子化管理,提高竣工資料的利用價值;

  7、聘請專業咨詢單位介入,以確保竣工資料的保質保量按期完成。

四、實行咨詢服務模式能達到的效果

  能做到標準統一,能保證資料的內在質量和規范性,能做到資料與工程進展的同步進行;

  能在交工驗收時完成各單位、分部、分項工程的各種質量檢驗資料(施工記錄、評定資料、監理平行資料);

  能在通車后3-4個月之內完成竣工資料的整理和編制工作(包括案卷、卷內目錄整理及竣工檔案的裝訂等工作);

  能達到工程檔案電子化、可視化管理。提高檔案的利用價值,提升項目管理工作質量。

五、咨詢單位具體服務內容:

  協助業主建立檔案管理相關辦法,健全檔案體系。

  協助業主進行檔案培訓工作(業主、監理、施工單位)。

  協助監理單位制定工程施工用表。

  指導施工單位建立工程劃分、施工文件臺帳。

  負責施工、監理單位資料的數量、質量的檢查,指導施工、監理單位形成竣工資料。根據工程劃分臺帳、施工文件臺帳以及工程的實際施工情況,嚴格把關每一個分項工程資料的整理,對不符合要求的資料及時進行整改。

  負責竣工圖編制的指導工作,在施工過程中,根據工程的實際施工進展情況和變更情況,及時指導施工單位進行竣工圖的整理,做到每完成一個分項工程即整理完成本分項的竣工圖。

  制定竣工資料整理進度情況表,及時匯報工作進展。

  負責軟件系統使用的培訓與維護。

  指導各單位進行檔案的歸檔工作。

  指導、協助業主組織檔案的專項驗收工作。

 

 

咨詢部

2011年12月16

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